Die Revolution der Umlaufbeschlüsse: Effiziente Entscheidungen im digitalen Zeitalter

Seit der Zeit von Maria Theresia hat sich wenig geändert – der Umlaufbeschluss ist nach wie vor ein umständlicher und ineffizienter Prozess. Die Bitte um Unterschrift per E-Mail, das lästige Erinnern an Führungskräfte und die langwierigen Kommunikationswege führen zu zeitraubenden und schlampig gemanagten Entscheidungen.

Doch in der heutigen digitalen Ära gibt es einen Ausweg aus diesem Dilemma.In diesem Blogpost erfahren Sie, wie moderne und agile Teams Umlaufbeschlüsse in Echtzeit abstimmen, virtuell und mit digitaler Signatur, um effizientere und besser verwaltete Entscheidungen zu treffen. Schauen Sie sich auch dazu unser neues Youtube Video an!
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Die Herausforderungen traditioneller Umlaufbeschlüsse

In vielen Organisationen benötigt es zahlreiche E-Mails und Erinnerungen, um einen Umlaufbeschluss unterzeichnen zu lassen. Selbst bei einer überschaubaren Anzahl von 5-20 Partnern erfordert es eine Vielzahl von Kommunikationsschritten, um eine Einigung zu erzielen. Dieser langwierige Prozess erinnert an vergangene Zeiten, in denen Umlaufbeschlüsse physisch durch Boten oder Rohrpost weitergeleitet wurden. Zudem sind Assistent:innen oft damit beschäftigt, die Führungskräfte an die Unterschrift zu erinnern, was den Effizienzgewinn zunichte macht.

Die ineffiziente Praxis von Zustimmungen und Threads

Besonders komplex wird es, wenn Bedingungen für die Zustimmung formuliert werden müssen. Lange E-Mail-Threads sind die Folge, bei denen alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Häufig erhält man nur ein einfaches „ok“ als Antwort, was dann zu einer weiteren E-Mail führt, in der der Umlaufbeschluss als „angenommen“ erklärt wird. Diese unsichere und ineffiziente Vorgehensweise führt zu mangelndem Entscheidungsmanagement.

Die Risiken und Probleme der „Annahme durch Schweigen

Um dem ineffizienten Prozess entgegenzuwirken, haben manche Organisationen beschlossen, einen Umlaufbeschluss als „angenommen“ zu werten, wenn keine anderslautende Rückmeldung erfolgt. Dieser Ansatz birgt jedoch erhebliche Compliance- und Haftungsrisiken. Zudem gehen nach einiger Zeit die genauen Entscheidungsinhalte verloren, was zu einer fehlenden Transparenz und Rückverfolgbarkeit führt.

Echtzeit-Abstimmung und digitale Signatur

In modernen und agilen Teams werden Umlaufbeschlüsse heute in Echtzeit abgestimmt und virtuell durchgeführt. Mithilfe digitaler Signaturverfahren können Führungskräfte ihre Zustimmung schnell und sicher geben. Dabei werden alle Abstimmungsergebnisse übersichtlich in einem Management-Cockpit dargestellt, sodass man jederzeit darauf zugreifen und die Entscheidungen nachvollziehen kann.

Die Zeiten ineffizienter und umständlicher Umlaufbeschlüsse gehören dank moderner Technologien der Vergangenheit an. Durch Echtzeit-Abstimmungen, virtuelle Durchführung und digitale Signatur können Teams effizientere Entscheidungen treffen und diese transparent verwalten. Die verbesserte Zugänglichkeit und Rückverfolgbarkeit führt zu einer erhöhten Produktivität und einem besseren Entscheidungsmanagement.