Erfolgreiche Meetings – gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Allerdings können Hürden in der Vorbereitung die Effizienz und die Produktivität einer Sitzung schmälern. Technisch ausgereifte Systeme wie Meeting- und Entscheidungsmanagement-Software von Apollo.ai bilden die Grundlage für ein gut vorbereitetes, effizient durchgeführtes und letztlich positiv abgeschlossenes Meeting.

Hürden bei Meetings – ein Vorbereitungsdurcheinander

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Schlechtes Meeting, kein Erfolg. Kennen Sie das auch? Sie berufen eine Sitzung ein – und schon geht es los. Die Flut an E-Mails mit den Abstimmungen, verschiedenen Dokumenten und deren Versionen, einleitende oder auch vertiefende Notizen und laufende Anpassungen des Termins selbst. Dieses Vorbereitungschaos kann ein angesetztes Meeting leider schnell ausarten lassen.

Das Marktforschungsinstitut Harris führte laut der Zeit im Auftrag des kalifornischen Softwareherstellers Clarizen eine Analyse von Meetings durch. Das Ergebnis: Weltweit verlieren Beschäftigte im Durchschnitt 4,5 Stunden pro Woche durch Konferenzen, Meetings und Besprechungen, denen sie beiwohnen müssen, aber die für ihre Arbeit keine Relevanz besitzen.
Bei vier Wochen bezahltem Urlaub kommen so in den restlichen 48 Wochen sage und schreibe 216 Stunden pro Arbeitnehmer*in und Jahr zusammen, in denen sinnlos die Zeit abgesessen wird. Nehmen Sie den Durchschnittslohn in Ihrem Unternehmen pro Stunde und rechnen Sie selbst nach. Da bezahlen Sie viel Leerlauf.
Reden wir Tacheles: Es gibt Meetings, in denen herumgelabert wird, sich die Führungskräfte wiederholen und am Ende steht kein Ergebnis – nur die Arbeitszeit, die verloren wurde. Um das zu verhindern, gibt es zum Glück Möglichkeiten.

Erfolgreiche Meetings – das sind die Eckdaten

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Wer Meetings abhalten will, die gut vorbereitet und perfekt strukturiert sind sowie auf ein positives Ergebnis hinauslaufen, sollte sich auf ein paar sinnvolle Eckdaten berufen.

• Protokollverfasser*in
• Moderator*in
• Agenda
• Zeitrahmen (Start- und Endpunkt)
• Zeitabschnitt pro Agenda-Punkt
• Teilnehmende Personen
• Zeitpunkt und Ort
• Weitere Unterlagen zur Vorbereitung

Über all diese Punkte sollten die teilnehmenden Personen vor allem rechtzeitig informiert sein. Effiziente Planung im Vorfeld bedeutet hier, eine Software zu verwenden, auf die alle zugleich Zugriff haben und die unter anderem auch ein übersichtliches Sammelbecken für Dokumente, Notizen und Anmerkungen darstellt. Apollo.ai unterstützt genau dieseHerangehensweise.
Ideale Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Besprechung

Zur Vorbereitung einer vielversprechenden Sitzung in Ihrem Unternehmen können Sie neben den technischen Raffinessen von Frameworks wie Apollo.ai auch weitere Maßnahmen ergreifen.

Speziell in der heutigen Zeit gilt es, auf ausreichend Platz zu achten. So stellen Sie sicher, dass die zu diesem Zeitpunkt geltenden Abstandsregeln auch tatsächlich einfach und ohne Umstände eingehalten werden können.

Nichts verdirbt die Konzentration so sehr, wie ungemütliches Stehen oder Sitzen. Sorgen Sie mit ausreichend komfortablen Stühlen für eine angenehme Kommunikationsatmosphäre – und das ganz ohne „Reise nach Jerusalem“.

Lösungen wie Apollo.ai benötigen einen durchgehenden Zugang zu (im besten Fall) schnellem Internet. Stellen Sie in Ihrem Konferenz-Umfeld sicher, dass die dortige Internetverbindung stabil, rasch und jederzeit verfügbar ist.
Moderne trifft auf Tradition. Nicht nur übergroße Touchscreens sind für die Veranschaulichung von Themen, Topics und Thesen gut, sondern auch Flipcharts und Whiteboards. Achten Sie im Vorfeld darauf, dass Ihr Meeting-Ablauf nicht durch das Fehlen von beispielsweise einfachen Stiften unnötigerweise unterbrochen wird.
Für eine angenehme und produktive Stimmung sind stets griffbereite Getränke wie Wasser, Kaffee und Tee sinnvoll. Reichen Sie bei längeren Meetings auch kleine Snacks. So bleiben die Teilnehmer*innen gerne sitzen und beteiligen sich frisch gestärkt rege an den Gesprächen.

Schaffen Sie mit folgenden zusammengefassten Punkten den Rahmen für eine erfolgreiche Besprechung:

• Genügend Platz und Raum
• Komfortable Sitzgelegenheiten
• Stabile und schnelle Internetverbindung
• Flipcharts, Monitore, Whiteboards und Stifte
• Getränke und Snacks

Tipps für erfolgreiche Meetings mit Apollo.ai

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Eine der beliebtesten Funktionen von Apollo.ai ist die Agenda. Legen Sie damit nicht nur für alle sichtbar im Vorfeld die wichtigsten Punkte der Besprechung fest, sondern bestimmen Sie deren Reihenfolge und den genauen Zeitrahmen je Agendapunkt. Auch wenn kreative Freiheiten durchaus angebracht sein können, gibt diese vorbestimmte Agenda den Teilnehmer*innen der Sitzung immer wieder einen neuen und sicheren Ankerpunkt und wird im Vorfeld an alle versandt.
„Was haben wir letztens besprochen?“ Sätze ähnlich wie dieser fallen in Büros auf der ganzen Welt. Anwendungen wie Apollo.ai entlassen Sie und die anderen Teilnehmer*innen entspannt aus einer Sitzung. Reicht doch anschließend ein kurzer Blick ins System und schon findet man alle Details, Unterlagen und die beschlossenen Maßnahmen sowie deren Umsetzungsstatus. Ein positiver Effekt eines stets greifbaren Protokolls ist, dass bei der vorausgehenden Sitzung niemand die eigene Konzentration zwischen vielen raschen Notizen und der vortragenden Person teilen muss.
Sie kennen das selbst sicher auch. Pünktlichkeit ist ein Zeichen gegenseitigen Respekts. Unsere Software unterstützt Sie und Ihre Kolleg*innen dabei, den Starttermin des Meetings nicht zu aus dem Auge zu verlieren. Somit können Sie sich mit voller Konzentration Ihren Aufgaben widmen, ehe es Zeit wird, sich der Sitzung zuzuwenden.

Fazit – weniger Kuddelmuddel, weniger E-Mails und mehr Erfolg

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Erfolgreiche Meetings leben von aktiven Teilnehmer*innen ebenso wie von einer guten Vorbereitung und Durchführung. Eine Agenda, die Sie problemlos und für alle ersichtlich in Apollo.ai zugänglich machen können, schärft die thematischen Konturen und dient als roter Faden während des Meetings. Je besser die allgemeine Vorbereitung dank solcher Anwendungen ist, desto schneller und besser können Entscheidungen schlussendlich getroffen werden – ganz nach dem Motto: „Vorbereitung ist die halbe Miete.“

Erfolgreiche Meetings sind mehr als eine Bereicherung für ein Unternehmen. Sie sind die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Greifen hier alle Zahnräder gut organisiert ineinander, steht dem gewünschten Endergebnis nichts mehr im Weg.