Entscheidungs-Management: 3 Schritte für mehr Wirkung
Jede vierte Entscheidung von Führungskräften verläuft im Sand und wird somit umsonst getroffen. Die Lösung: strategisches Entscheidungsmanagement in drei aufeinander aufbauenden Schritten.
Dieser Prozess besteht im Idealfall aus drei Stufen, die den Erfolg einer Entscheidung maßgeblich beeinflussen: Vorbereitung, Beschlussfassung und Nachverfolgung der Umsetzung. Zusätzlich lohnt es sich, das Entscheidungsmanagement zu digitalisieren und sich die Arbeit mit der passenden Software zu erleichtern.
Schritt 1: Vorbereitung der Entscheidung
Je nach Komplexität und Wichtigkeit der Entscheidung ist die Sammlung der benötigten Informationen der erste Schritt des strategischen Entscheidungsmanagements. Entscheider*innen können dies delegieren. Je präziser diese Recherche-Phase ausgeführt wird, desto besser ist es für die spätere Entscheidungsfindung.
Die gesammelten Daten sollten schriftlich an einem digitalen Ort hinterlegt werden und nicht in individuellen Laufwerken verschwinden. Es ist auch darauf zu achten, dass die Sicherheitsstandards des eingesetzten Systems dem Schutz der Daten gerecht werden. Die einheitliche Dokumentation macht die Ergebnisse dieser Phase übersichtlicher und nachvollziehbar. Zusätzlich können die Informationen so einfacher mit Dritten geteilt und ideal zur Vorbereitung der Entscheidung eingesetzt werden.
Maßgeblich für den Erfolg dieser Phase ist nicht nur die Quantität an erhobenen Daten, sondern auch die Qualität und die Relevanz. Um sich nicht in der Fülle an verfügbaren Informationen zu verlieren, bietet sich hier die 70-Prozent-Regel von Jeff Bezos an: Entscheidungen sollten mit 70 Prozent der gewünschten Informationen getroffen werden. Wer auf 90 Prozent wartet, ist zu langsam in der Entscheidungsfindung.
Schritt 2: Die Beschlussfassung
Wurde der erste Schritt des Entscheidungsmanagements sorgfältig erledigt, liegen somit ausreichend Informationen für die zweite Phase vor, in der eine informierte Entscheidung getroffen wird. In vielen Fällen wird diese Entscheidung während eines Meetings, bei dem mehrere Themen behandelt werden, gefällt. Die klare und für alle nachvollziehbare Dokumentation und die Kommunikation an die richtigen Personen sind hierbei zentral.
Besonders strategische Entscheidungen sollten in einheitlicher, digitaler Form festgehalten werden – das erleichtert auch die spätere Auffindbarkeit der getroffenen Beschlüsse. Apollo.ai bietet dafür beispielsweise eine Volltext-Suche, bei der vergangene Entscheidungen und die damit zusammenhängenden Todos und Protokolle in Echtzeit ausgeworfen werden. Neben der Entscheidung selbst sollten also auch die relevanten Maßnahmen, Fristen und Verantwortlichkeiten definiert und dokumentiert werden – dies ist die Voraussetzung, dass der Status der späteren Umsetzung nachverfolgt werden kann.
Neben den erhobenen Informationen spielt in der Entscheidungsfindung die eigene Intuition eine Rolle, die sich vor allem auf die Erfahrungen der betroffenen Person stützt. Erfahrene Führungskräfte können sich besonders gut auf ihr Bauchgefühl verlassen und brauchen meist weniger Daten und Zeit für einzelne Entscheidungen als Personen mit wenig Führungs- bzw. Entscheidungserfahrung.
Schritt 3: Entscheidungen systematisch nachverfolgen
Nach der Entscheidung sollte das Momentum für eine erfolgreiche Umsetzung genutzt und der Status im Blick behalten werden. Dies führt zu einer deutlichen Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb von Führungsteams und darüber hinaus.
Genau dieser Schritt wird in der Realität gerne vernachlässigt: Studien belegen, dass rund ein Viertel der Entscheidungen gar nicht oder nicht richtig umgesetzt wird. Dadurch entsteht ein Schaden in Millionenhöhe in Unternehmen. Potenzielle Gründe für dieses “Versanden” sind, dass sich niemand für die Umsetzung verantwortlich fühlt, die Entscheidungsfindung nicht ausreichend dokumentiert und/oder kommuniziert wurde oder die betroffenen Personen nicht oder schlecht informiert wurden. Führungskräfte verzichten durch die mangelnde Nachverfolgung außerdem auf die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren, falls etwas nicht wie geplant läuft. Die gute Nachricht: Mit Apollo.ai lässt sich alles lückenlos dokumentiert, die richtigen Personen informieren und Entscheider*innen können sich automatische Status-Reports zu einzelnen Beschlüssen und Maßnahmen schicken lassen, um die Umsetzung stets im Blick zu behalten.
Entscheidungsmanagement mit Apollo.ai digitalisieren
Das Entscheidungsmanagement und die damit zusammenhängenden Prozesse lassen sich mit Unterstützung der passenden Software systematisieren – damit die Potenziale der einzelnen Schritte ausgeschöpft und alle wichtigen Informationen in einer sicheren Plattform gesammelt, archiviert und später einfach wiedergefunden werden. Von der Vorbereitung der Sitzungen, in denen die Entscheidungen getroffen werden, bis zur Erfassung einzelner Beschlüsse und Todos mit allen wichtigen Details bis zur strategischen Nachverfolgung bietet Apollo.ai viele praktische Funktionen.
Weitere Vorteile des Einsatzes einer Software sind die nahtlose Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte, die praktische Suchfunktion sowie die hohe Sicherheit, die diese Systeme im Normalfall garantieren. Damit durch den Einsatz eines Tools der fragmentierte Alltag von Führungskräften und Assistent*innen erleichtert wird, lässt sich Apollo.ai einfach mit anderen Systemen, wie die Microsoft-Welt, integrieren, zum Beispiel durch die Verknüpfung der Termine mit dem Outlook-Kalender oder die Anmeldung am System mit dem Microsoft-365-Zugang.
Umlaufbeschlüsse digital abwickeln
Für gemeinschaftliche Beschlüsse braucht es immer ein Meeting? Nein! Umlaufbeschlüsse können mit Apollo.ai ganz einfach und mit nur wenigen Klicks abgewickelt werden. Von der Erfassung des Beschlusses im System, dem Versand an die Entscheider*innen bis zum aktuellen Status und der Visualisierung des Ergebnisses lässt sich auch dieser Prozess komplett digital abbilden – das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schont auch noch die Umwelt.
