Board-Management Software: Effizientere Zusammenarbeit in Führungsteams

‍Board-Management Software hilft dabei, die Potenziale von Sitzungen auszuschöpfen, den Arbeitsalltag von Führungsteams zu erleichtern und deren Ergebnisse zu verbessern.

Rund 23 Stunden verbringen Top-Manager*innen Woche für Woche in Meetings. Je besser diese Besprechungen geplant, durchgeführt und nachbereitet werden, desto effizienter können die benötigten Ressourcen (vor allem die Zeit aller Beteiligten!) eingesetzt werden.

Die Vorteile von Board-Management-Software

Die Arbeit von Führungsgremien ist nicht nur ausschlaggebend für den Erfolg einer Organisation, sondern auch komplex und meist aufwendig – genau an dieser Stelle setzen Board-Management-Tools an:

Der mehrstufige Meeting-Prozess und die dazugehörigen Kommunikationswege werden durch die nahtlose Digitalisierung und Zentralisierung wesentlich effektiver – das spart Zeit und Kosten auf mehreren Ebenen und ermöglicht den Entscheider*innen einen besseren Überblick über aktuelle Vorhaben sowie eine verbesserte Zusammenarbeit von Führungsteams.

Die Wirksamkeit eines Meetings beginnt bereits bei der sorgfältigen Planung. Mit Hilfe von Board-Management-Software kann die Vorbereitung rechtzeitig und stets nach dem gleichen Rahmen geschehen – vom Versand der Einladung an die Teilnehmenden über das Teilen der Tagesordnung bis zum Hochladen von Unterlagen. Somit wissen alle Beteiligten im Vorfeld über alles Wichtige Bescheid und können sich direkt im Tool auf die anstehende Sitzung vorbereiten.    

Board-Management-Systeme unterstützen auch bei der Durchführung von Besprechungen mit zahlreichen praktischen Funktionen. Apollo.ai bietet beispielsweise die Begleitung der Sitzung im System mit einem integrierten Timer, um alles im Blick zu behalten. Gleichzeitig kann die Mitschrift live im System erfasst und nach der Adaptierung und Freigabe einfach an alle Teilnehmer*innen versendet werden. Besonders beliebt ist auch die Funktionen des Protokollauszugs – damit kann je Agendapunkt bestimmt werden, wer die dahinter liegenden Informationen einsehen darf. Sollte ein Thema auf den nächsten Termin vertagt werden, kann das mit nur wenigen Klicks erledigt und mit einer Begründung hinterlegt werden.

Nach dem Board-Meeting ist vor dem Board-Meeting! Die nachhaltige Nachbereitung ist ausschlaggebend für die Wirkung einer Sitzung. Nachdem nicht nur die Mitschrift, sondern auch Beschlüsse und Maßnahmen separat mit sämtlichen Details in der Software angelegt werden können, lässt sich deren Status automatisch nachverfolgen und gegebenenfalls einfordern – damit wichtige Entscheidungen in Zukunft nicht mehr im Sand verlaufen!

Neben der Standardisierung der Prozesse und der Optimierung des Protokollwesens ist die einheitliche Verfügbarkeit der Daten an einem digitalen, hochsicheren Ort ein Grund, der für den Einsatz eines Board-Management-Tools spricht. Bei Apollo.ai unterstützt zusätzlich eine schnelle Volltext-Suche das Wiederfinden von Informationen und Dokumenten in Echtzeit.

Umlaufbeschlüsse leicht gemacht

Einen besonderen Mehrwert von Board-Management-Software stellt auch die virtuelle Abwicklung von Umlaufbeschlüssen dar. Über das Tool können gemeinsame Entscheidungen rasch, einfach und unkompliziert getroffen werden. Die Vorteile der digitalen Abwicklung bestehen neben der Zeitersparnis auch darin, dass kein Papier nötig ist, der Status der Beschlussfassung jederzeit eingesehen werden kann und das Abstimmungsergebnis automatisch visualisiert wird.

Tipps zur Auswahl von Board-Management-Software

Bei der Auswahl von Board-Management-Software ist auf mehrere Faktoren zu achten. Besonders zentral sind dabei die Einfachheit und Relevanz der Nutzung für die Manager*innen, deren Assistenz und weitere beteiligte Personen – bei Apollo.ai stehen für diesen Zweck jeweils unterschiedliche Funktionen für die verschiedenen Rollen zur Verfügung. Manager*innen erhalten zum Beispiel eine reduzierte Ansicht, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Weiters ist wichtig, dass die Anmeldung am System rasch und einfach erfolgen kann, idealerweise stehen dafür verschiedene Anmelde-Optionen zur Auswahl (z.B. Nutzung von Microsoft 365).

Ebenfalls relevant bei der Auswahl eines passenden Tools ist, dass der komplette Meeting-Prozess abgedeckt wird – von den ersten Schritten der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung der Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. Außerdem ist auf eine einfache Erst-Aktivierung der Software zu achten, sodass die Schulungszeit möglichst gering gehalten wird. Evaluiert werden sollten auch die angebotenen Support-Möglichkeiten sowie die Integration in die eigene IT-Landschaft, wie die Verknüpfung der Termine mit dem Microsoft-Outlook-Kalender.

Sicherheit geht vor!

Eine Board-Management-Software sollte garantieren, dass alle Dokumente vor Cyberangriffen und unerwünschten Blicken geschützt sind. Zu diesem Zweck werden eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen kombiniert, die regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht dabei die Vertraulichkeit der Daten, im Sinne der Verschlüsselung der gespeicherten und übertragenen Informationen nach den aktuellen Standards. Dazu zählen beispielsweise der Einsatz europäischer Server sowie die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die sich ebenfalls nach den gängigen Vorgaben richten. Außerdem sollten Informationen nicht von Dritten verändert werden können, um den Anforderungen an die Revisionssicherheit gerecht zu werden. Ein weiteres Prinzip ist die Verfügbarkeit der Daten, die auch den Zugriff über diverse Geräte (z.B. Smartphone, Tablet) zu jedem Zeitpunkt beinhaltet.

Made in Austria. Als führender Anbieter von Board-Management-Software in Österreich lässt Apollo.ai alle Produkte innerhalb von Österreich programmieren und verwalten.