Effizientere Sitzungsprozesse und rechtskonforme Datenverwaltung bei Cerafiltec

Ein verstärkter Bedarf für die Abwicklung von Sitzungen und die Eindämmung der E-Mail-Flut hat CERAFILTEC dazu veranlasst, sich auf die Suche nach einer technischen Unterstützung für das Board-Management zu begeben.

Dabei ist das Unternehmen rasch auf die Lösung von Apollo.ai gestoßen, und bereits nach einer kurzen Testphase stand fest: Es ist das richtige Tool, um die Potenziale der Sitzungsprozesse auszuschöpfen sowie die dazugehörigen Daten und Dokumente gesetzeskonform zu verwalten.

“Wir haben uns für Apollo.ai entschieden, weil das Tool nicht nur funktional unseren Ansprüchen an modernes Sitzungsmanagement entspricht, sondern auch ein ansprechendes ‘Look & Feel’ bietet und sich intuitiv bedienen lässt”, erklärt Christian Klein, Chief Operating Officer (COO) bei CERAFILTEC.

Besonders hervorzuheben sei auch der einfache und rasche Onboarding-Prozess – bereits nach einem Einschulungstermin sind die wichtigsten Funktionen nutzbar. Apollo.ai ist ein web-basiertes Angebot – somit braucht die Software nicht extra heruntergeladen zu werden, sondern kann nach der Erstellung der Boards und User*innen sofort genutzt werden.

Effizienteres Meeting-Management von A bis Z

Das Unternehmen nutzt Apollo.ai beispielsweise für die Planung, Durchführung und Nachbereitung der vierteljährlichen Aufsichtsratssitzungen und plant bereits den Einsatz bei monatlichen Management-Meetings. Für Sitzungen dieser Art sehen die Verantwortlichen die Stärke des Tools vor allem in der Optimierung der Prozesse sowie in der zentralen Abwicklung über eine datenschutzkonforme Plattform.

Folgende Funktionen erachtet CERAFILTEC als Unterstützung im Sitzungsprozess als besonders hilfreich:

• Einladung der Teilnehmer*innen
• Abstimmung und Versand der Agenda
• Zeitmanagement während der Sitzung
• Live-Protokollierung im System
• Meeting-Minutes: Review-, Freigabe- und Feedback-Möglichkeit in der Plattform

Neben der erhöhten Effizienz bringt der Einsatz einer entsprechenden Lösung auch eine höhere Verbindlichkeit für alle Beteiligten und mehr Transparenz, sodass alle involvierten Personen stets über den gleichen Wissensstand verfügen. Durch die systematische Erfassung und dadurch ermöglichte Nachverfolgung der Entscheidungen und To-dos (mitsamt Verantwortlichkeiten und Deadlines) haben somit alle berechtigten Personen einen besseren Überblick.

Zusätzlich schätzt das Unternehmen die 24/7-Verfügbarkeit der Daten und Funktionen. Alle Details sind rund um die Uhr mit den persönlichen Zugangsdaten und von jedem Gerät aus einsehbar. Im ersten Feedbackgespräch lobt Klein auch die einfache Auffindbarkeit der erfassten Informationen über die Power-Suche sowie die Anbindung an die Microsoft-Welt, wie zum Beispiel die Verbindung der Termine mit dem eigenen Outlook-Kalender.

Digitale Abwicklung von Umlaufbeschlüssen

Neben dem klassischen Sitzungsmanagement nutzt CERAFILTEC auch die Funktion der digitalen Umlaufbeschlüsse. “Mit Apollo.ai lassen sich gemeinschaftliche Beschlüsse rasch und einfach abwickeln – auch bei einer Vielzahl an eingebundenen Personen”, berichtet Klein. Dadurch können die Durchlaufzeiten formaler Entscheidungen deutlich reduziert und E-Mails bzw. Papier eingespart werden. Zudem kann der Status der Abstimmung jederzeit abgefragt und weitere Details, wie beispielsweise Gründe für Gegenstimmen, im System hinterlegt werden.

Christian Klein, COO, CERAFILTEC

Bei der Auswahl der Sitzungsmanagement-Software hat CERAFILTEC auch ein besonderes Augenmerk auf den Kund*innen-Support gelegt und sich bei Apollo.ai von Beginn an sehr gut aufgehoben gefühlt: “Ich schätze die persönliche Betreuung durch das Apollo.ai-Team sehr – dies begann bei der ersten Kontaktaufnahme und setzt sich auch während der weiteren Zusammenarbeit fort”, so Klein.

“Ich kann Apollo.ai klar weiterempfehlen. Die Software lässt sich intuitiv bedienen und sorgt für eine höhere Verbindlichkeit sowie eine bessere Übersicht der Beschlüsse und Maßnahmen.”

Fazit

CERAFILTEC setzt Apollo.ai wirksam ein, um Sitzungsprozesse effizienter zu gestalten, Daten rechtskonform zu verwalten und digitale Umlaufbeschlüsse durchzuführen. Besonders schätzt CERAFILTEC an der Lösung neben den Funktionen selbst die Gestaltung und Usability, die Anbindungsmöglichkeiten an die Microsoft-Landschaft, die flexible Verfügbarkeit und Auffindbarkeit aller hinterlegten Informationen sowie den Support durch das Apollo.ai-Team. Durch die Tool-gestützte Abwicklung der Meeting- und Entscheidungsprozesse werden Klarheit, Verbindlichkeit und Transparenz in der Zusammenarbeit der Führungsteams und Investor*innen erhöht.