Sitzungsmanagement: So schöpfen Sie das Potenzial formaler Meetings aus

Unter Sitzungsmanagement versteht man die strategische Abwicklung wiederkehrender Besprechungen, wie Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Aufsichtsratssitzungen.

Wie effizient diese Prozesse gestaltet sind, hängt von diversen Kriterien ab, die die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung dieser meist formalen Besprechungen betreffen. Folglich lohnt es sich, diese drei Schritte bewusst zu gestalten und bei Bedarf an einzelnen Schrauben zu drehen, um das volle Potenzial der Führungsarbeit auszuschöpfen und die Zeit der Beteiligten möglichst effizient zu nutzen.

Die strategische Vorbereitung der Sitzung

Der Erfolg eines Meetings wird bereits von dieser ersten Phase beeinflusst, denn das Sitzungsmanagement beginnt bei der Festlegung der Rahmenbedingungen im Vorfeld.

Dazu gehört die Auswahl der Teilnehmer*innen und deren digitale Einladung. Hierbei stellen sich folgende Fragen: Wer ist ein fixer Bestandteil dieser Art von Sitzung? Wer kann oder soll darüber hinaus noch etwas zu den geplanten Inhalten beitragen? Manchmal erfordern bestimmte Agendapunkte außerplanmäßige Gäste aus dem Unternehmen oder von außerhalb. Alle Teilnehmenden sollten über etwaige Gäste informiert werden und der Termin sollte in den Kalendern der geladenen Personen digital hinterlegt werden. Dabei werden die Details entweder als Datei mitgeschickt oder direkt in den Kalendern der User*innen gespeichert. Bei der Verwendung von Apollo.ai lassen sich all diese Punkte direkt über die Software abdecken.

Ist die ideale Besetzung gefunden, kann die Tagesordnung festgelegt werden – auch dies kann direkt über das Tool erledigt werden. Es empfiehlt sich, je Agendapunkt nicht nur die Inhalte, sondern auch die geplante Länge je Thema in Minuten festzulegen und im System zu erfassen – das ist die Grundlage für das Zeitmanagement während der Sitzung, bei der auf diese Information zurückgegriffen wird. Vor dem Verschicken der Tagesordnung können weitere Informationen, wie zum Beispiel Anhänge, die die Teilnehmer*innen zur Vorbereitung benötigen, hinterlegt werden. Auch etwaige Notizen können direkt im System erfasst und gespeichert werden.

Der letzte Schritt dieser ersten Phase ist die Finalisierung der Unterlagen, die während dem Meeting gebraucht werden. Dies kann entweder durch eine Person koordiniert oder von den jeweils verantwortlichen Personen direkt in der Software ergänzt werden.  

Die effiziente Durchführung der Sitzung

Zum gelungenen Sitzungsmanagement gehört auch die erfolgreiche Abwicklung der Besprechung selbst – dafür sollte es eine definierte Person geben, die beispielsweise auf den pünktlichen Start achtet. Jede zeitliche Verzögerung kostet wertvolle Ressourcen und wirkt sich meist negativ auf den geplanten Zeitrahmen aus.

Wurde die Vorbereitungsphase gut erledigt, sollte es in weiterer Folge einfach sein, sich anhand der Agenda Schritt für Schritt vorwärts zu bewegen. Ein integrierter Timer hilft, die verfügbare Zeit im Blick zu behalten. Tipp: Ein fixer Agendapunkt “Allfälliges” bietet sich an, um spontan aufkommende Inhalte abzudecken oder auch um als Zeitpuffer zu dienen. Die Sitzung sollte auch pünktlich enden – ist dies aus irgendeinem Grund nicht möglich, sollten die Anwesenden nach einer Zustimmung für die zusätzliche Zeit gefragt werden.

Über den Erfolg des Sitzungsmanagements entscheidet auch die Qualität der Mitschrift. Hier lohnt sich eine gute Vorbereitung und die Verwendung eines Tools wie Apollo.ai, in dem die Vorlagen und Agendapunkte bereits hinterlegt sind. Dieses Protokoll enthält alle wichtigen Informationen rund um das Meeting sowie die Resultate je Agendapunkt. Die Entscheidungen und Todos, die aus der Sitzung hervorgehen, können entweder in diesem Dokument oder – noch besser – separat erfasst werden. Hierbei kann Apollo.ai ideal unterstützen. Protokolle, Todos und Beschlüsse werden damit zentral an einem Ort archiviert und später leicht wiedergefunden.

Die Protokollführung sollte sich von jener Person unterscheiden, die für das Sitzungsmanagement zuständig ist sowie über eine hohe Auffassungsgabe und Konzentrationsfähigkeit verfügen. Das rasche Tippen am PC ist inzwischen ebenfalls eine Grundvoraussetzung für die Erstellung des Sitzungsprotokolls.

Die Nachbereitung der Sitzung

Der dritte Schritt des Sitzungsmanagements ist die Nachbereitung der Besprechung. Dabei wird das Protokoll meistens noch überarbeitet und mit den verantwortlichen Führungskräften abgestimmt. Das freigegebene Dokument wird an die Teilnehmenden und weitere involvierte Personen versandt und an einem digitalen, sicheren Ort abgelegt, wo es später einfach wieder gefunden werden kann. Mit Apollo.ai lassen sich Protokolle mit nur wenigen Klicks über die chronologische Auflistung oder die Echtzeit-Suche wiederfinden.

Ihre nachhaltige Wirkung entfalten Sitzungen in diesem letzten Schritt, der im hektischen Arbeitsalltag gerne vernachlässigt wird. Während des Meetings werden diverse Entscheidungen getroffen und Maßnahmen beschlossen. Um deren Umsetzung systematisch nachzuverfolgen, sollten diese nicht nur mit allen Details, Verantwortlichkeiten und Deadlines erfasst worden sein, sondern vor allem bis zur Fertigstellung nachverfolgt werden. Diese Nachverfolgung  geschieht bei Apollo.ai  in Form von automatischen Status-Berichten, die sich je User*in individuell einstellen lassen.

Das Sitzungsmanagement mit Apollo.ai digitalisieren

Mit Apollo.ai lässt sich das Sitzungsmanagement über eine sichere digitale Plattform zentral abwickeln – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung der Besprechung.

Zu den praktischen Funktionen gehören beispielsweise

• die Hinterlegung des Termins mit allen Details im System
• die Einladung und Erinnerung der Teilnehmer*innen
• die Steuerung der Besprechung über die Software
• das Zeitmanagement mit dem integrierten Timer
• die Live-Protokollierung in der Plattform
• die separate Erfassung der Maßnahmen und Beschlüsse
• die Nachverfolgung der Umsetzung
• Abwickeln digitaler Umlaufbeschlüsse
• uvm.