Vorstandssitzung: So klappt’s mit dem Protokoll

Das Vorstandssitzungs-Protokoll ist mit großer Verantwortung verbunden und sollte höchsten Ansprüchen gerecht werden – von der Vorbereitung über die Erstellung bis zur Nachbereitung.

Schließlich hängt die Wirkung einer Besprechung auch von der Umsetzung der Beschlüsse und Maßnahmen ab, die wiederum eng mit der richtigen Dokumentation verbunden ist.

Schritt 1: Vor der Vorstandssitzung

Wer sich um das Vorstandssitzungs-Protokoll kümmert, sollte sich im Vorfeld gut mit den Abläufen und Zielen des geplanten Meetings auseinandersetzen. Diese Vorbereitungszeit sinkt mit der steigenden Erfahrung – was für manche Personen erstmal Neuland ist, ist für andere langjährige Routine, die kaum Vorbereitungszeit benötigt. Besonders Anfänger*innen sollten sich erst mit den spezifischen Gegebenheiten und Erwartungen innerhalb des Unternehmens beschäftigen und etwaige Besonderheiten bei der Protokoll-Führung erfragen.

Beispielsweise lässt sich zwischen Inhalts- und Ergebnisprotokoll unterscheiden. Das Inhaltsprotokoll enthält die besprochenen Themen in detaillierter Form, während das Ergebnisprotokoll vorwiegend die Resultate einer Besprechung abdeckt. Auch die Ausführlichkeit und der Textstil sind Geschmacksache und sollten im Vorfeld klar vereinbart werden.

Empfehlenswert ist auch die Verwendung einer Vorlage für Vorstandssitzungs-Protokolle. Das Dokument sollte standardmäßig alle relevanten Punkte enthalten und sich an den grafischen Vorgaben des Unternehmens orientieren. Auf eine übersichtliche und ansprechende Form ist dabei zu achten. Am einfachsten ist die Verwendung einer entsprechenden Software wie Apollo.ai, wo das Template einmal erstellt wird und bei jeder Vorstandssitzung wieder verwendet und einfach befüllt werden kann.

Die Vorbereitung des Protokolls beginnt indirekt bereits mit der Erstellung der Sitzungs-Agenda, die rechtzeitig finalisiert und mit den Teilnehmenden geteilt werden sollte. Mit Apollo.ai lässt sich im angelegten Meeting je Agendapunkt nicht nur die jeweils vorgesehene Zeit hinterlegen, sondern es können bei Bedarf auch weitere Informationen und Anhänge ergänzt werden. Die Assistenz kann hierbei Anhänge von Dritten anfordern und wird über die Erledigung digital informiert.

Schritt 2: Während der Vorstandssitzung

Sind die Vorbereitungsarbeiten erledigt, steht der Protokollierung der Vorstandssitzung (fast) nichts mehr im Weg. Wichtig ist an dieser Stelle die inhaltliche Struktur der Mitschrift, die sich nach der jeweiligen Tagesordnung richtet. Es empfiehlt sich daher, das Dokument in Anlehnung an die geplanten Agendapunkte in Teilabschnitte zu gliedern. In Software-Lösungen wie Apollo.ai ist diese Struktur bereits vorgefertigt und es brauchen lediglich die entsprechenden Felder über einen praktischen Editor befüllt werden.

Vorstandssitzungs-Protokolle sind meistens folgendermaßen (oder ähnlich) aufgebaut:

• Titel
• Datum
• Ort
• Protokollführer*in
• Anwesende
• Abwesende (Abwesenheitsgrund)
• Gäste (optional)
• Mitschrift je Agendapunkt
• Ergebnisse je Agendapunkt
• Anhänge (optional)
• Vertagte Agendapunkte
• Allfälliges

Beschlüsse und To-dos, die aus der Sitzung resultieren, sind entweder Teil des Protokolls oder werden einzeln erfasst. Bei Apollo.ai stehen hierfür spezielle Funktionen und Bereiche zur Verfügung. Der Vorteil der separaten Dokumentation liegt darin, dass die Nachverfolgung der Umsetzung im Nachhinein leichter möglich und eine bessere Übersicht gegeben ist. Einzelne Aufgaben und Entscheidungen werden dabei mit allen wichtigen Details, Verantwortlichkeiten und Fristen hinterlegt und den ausführenden Personen zugewiesen. Optional können für die Entscheider*innen automatisierte Reports in beliebigen Intervallen angelegt werden.    

Ebenfalls zentral für die erfolgreiche Protokollierung von Vorstandssitzungen sind die persönlichen Kompetenzen der protokollführenden Person. Eine gute Mitschrift beginnt beim aufmerksamen Zuhören. Es gilt dabei vor allem, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Damit verbunden sind auch die individuelle Auffassungsgabe und die Konzentrationsfähigkeit. Vorstandssitzungen können sich über Stunden ziehen – es empfiehlt sich daher, mit ausreichend Energie in das Meeting zu starten. Ebenfalls zentral bei der Protokollierung ist das Thema Schnelligkeit: Das 10-Finger-System und sehr gute PC-Fähigkeiten gehören inzwischen zu den Grund-Voraussetzungen im Assistenz-Bereich.  

Schritt 3: Nach der Vorstandssitzung

Nach der Vorstandssitzung wird das Protokoll im Normalfall an die Führungskräfte zur Kontrolle und Freigabe gesendet. Allfällige Änderungswünsche werden von der Assistenz eingearbeitet. Sobald die Feedbackschleifen zur Zufriedenheit aller erledigt sind, wird die Mitschrift finalisiert und digital an die Meeting-Teilnehmer*innen verschickt. Apollo.ai kann in diesen Schritten dieses Prozesses unterstützen und hilft auch mit einer praktischen Versionierung. Der große Vorteil der Verwendung einer Software liegt auch darin, dass alles zentral über eine Plattform abgewickelt werden kann. Ebenso geht es nach dem Meeting vor allem um die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen, die sich erheblich auf den Erfolg der Sitzung bzw. des Führungsteams auswirken.  

Da es sich meist um vertrauliche Inhalte handelt, empfiehlt sich außerdem die Berücksichtigung von Datensicherheit und Datenschutz. Meist sind E-Mails keine sichere Methode, um sensible Informationen zu teilen. Im Idealfall liegen die Protokolle der Vorstandssitzungen an einem hochsicheren, digitalen Ort, an dem alte Protokolle schnell wiedergefunden werden können. Apollo.ai legt höchsten Wert auf das Thema Sicherheit. Außerdem lassen sich die hinterlegten Informationen und Dokumente über die Power-Suche in Echtzeit finden.

Extra-Tipp – „Protokollauszüge“: Nicht alle Empfänger*innen müssen stets das komplette Protokoll erhalten. Anstatt einzelne Inhalte aus dem Dokument manuell zu kopieren und per E-Mail zu verschicken, empfiehlt sich die Verwendung eines Tools, das den einfachen Versand ausgewählter Agendapunkte ermöglicht.

Das Protokollwesen mit Apollo.ai optimieren

Apollo.ai unterstützt Führungsteams im gesamten Prozess der Dokumentation von Vorstandssitzungen und ähnlichen Meetings. Die Abwicklung erfolgt dabei zentral in einer sicheren und einfach nutzbaren Plattform.

Dies beginnt bei der Erstellung passender Vorlagen über die Protokollierung live im System während der Besprechung bis zur einfachen und rechtskonformen Nachbereitung – Feedbackschleifen, Versand und Archivierung inklusive. Zu den Revisionsmöglichkeiten kommen weitere praktische Funktionen, wie die separate Erfassung von Beschlüssen und To-dos, der Versand von Protokollauszügen an ausgewählte Kontakte oder der Einsatz digitaler Signaturen. Außerdem lassen sich über die praktische Volltext-Suche alte Protokolle jederzeit in Echtzeit wiederfinden und zu jedem Zeitpunkt im PDF-Format exportieren.