Besprechungen gehören zu den größten Ressourcen-Fressern in Unternehmen. Daher lohnt es sich, die Meeting-Produktivität kritisch zu hinterfragen und die dahinter stehende Kultur kontinuierlich zu verbessern.

Apropos, kritisch. Tesla-Chef Elon Musk ist dafür bekannt, hohe Erwartungen an seine Mitarbeiter*innen zu haben. Nun wurde eine (schon etwas ältere) E-Mail veröffentlicht, die die Sichtweise des Unternehmers zum Thema Meeting-Produktivität offenlegt. Hier sind seine sechs Prinzipien, die Twitter-User Alex Voigt auf den Punkt gebracht hat:

1. Vermeiden Sie große Meetings

Sitzungen mit vielen Teilnehmer*innen verschwenden wertvolle Zeit und Energie

  • Sie verhindern Diskussionen.
  • Sie führen dazu, dass einzelne Personen eher zurückhaltend als offen sind.
  • Es ist nicht genug Zeit, damit alle etwas beitragen.

Planen Sie keine großen Meetings, es sei denn, Sie sind sicher, dass das Meeting-Format für alle von Nutzen ist.

2. Verlassen Sie eine Besprechung, wenn Sie keinen Beitrag leisten

Wenn ein Meeting nicht

  • Ihren Input,
  • Ihren Beitrag oder
  • Ihre Entscheidungen

verlangt, ist Ihre Teilnahme nutzlos.

Es ist nicht unhöflich, eine Besprechung zu verlassen.
Aber es ist unhöflich, die Zeit anderer zu verschwenden.

3. Vergessen Sie die Befehlskette

Kommunizieren Sie direkt mit Ihren Kolleg*innen.
Nicht über Vorgesetzte oder Manager*innen.
Wer schnell kommuniziert, trifft schnelle Entscheidungen.
Schnelle Entscheidungen = Wettbewerbsvorteil.

 

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4. Seien Sie klar, nicht clever

Vermeiden Sie unsinnige Wörter und Fachjargon.
Sie verlangsamen die Kommunikation.
Wählen Sie Wörter, die:

  • prägnant,
  • auf den Punkt gebracht und
  • leicht zu verstehen

sind.

Klingen Sie nicht klug. Seien Sie effizient.

5. Verzichten Sie auf häufige Besprechungen

Es gibt keinen besseren Weg, um die Zeit von Mitarbeiter*innen zu verschwenden.

Nutzen Sie Meetings um:

  • zusammenzuarbeiten
  • Probleme frontal anzugehen
  • dringende Probleme zu lösen

Sobald Sie das Problem gelöst haben, sind häufige Besprechungen nicht mehr notwendig.

Die meisten Probleme lassen sich auch ohne ein Treffen lösen.
Anstelle von Treffen:

  • Senden Sie eine SMS
  • Senden Sie eine E-Mail
  • Kommunizieren Sie in einem Discord- oder Slack-Kanal

Unterbrechen Sie den Arbeitsablauf Ihres Teams nicht, wenn es nicht notwendig ist.

6. Nutzen Sie den gesunden Menschenverstand

Wenn eine Unternehmensregel

  • keinen Sinn macht,
  • nicht zum Fortschritt beiträgt oder
  • nicht auf Ihre spezifische Situation zutrifft,

dann vermeiden Sie es, ihr blind zu befolgen.

Folgen Sie keinen Regeln. Folgen Sie Prinzipien.

(übersetzt von Apollo.ai aus dem Englischen)

Bonus-Tipp: Nutzen Sie Software für mehr Meeting-Produktivität
Meeting-Management-Software wie Apollo.ai kann maßgeblich dazu beitragen, einige dieser Prinzipien innerhalb eines Unternehmens besser umzusetzen. Durch die bewusstere und somit effizientere Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings lassen sich die Potenziale besser ausschöpfen und Ressourcen effizienter einsetzen.

Software kann also dabei helfen, die Meeting-Kultur zu optimieren, bessere Entscheidungen zu treffen und damit mehr Wirkung zu erzielen.

Wie das konkret funktioniert, können Sie hier nachlesen.

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