Protokolle sind die Geheimwaffe im Arsenal von Administrator*innen, Assistent*innen und Co. Sie sind mehr als bloße Notizen, werden aber leider oft als notwendiges Übel betrachtet und verschwinden gerne in digitalen Schubladen. Vor allem aber sind sie die Grundlage für zukunftsweisende Entscheidungen.

Es ist sozusagen ein Tagebucheintrag im Sinne der Unternehmensstrategie. Ein gutes Protokoll anzufertigen ist allerdings eine Kunst. Mit nur wenigen Tipps lässt sich die Mitschrift deutlich verbessern, so wird die Verschriftlichung von Sitzungen zum Kinderspiel. Durch die kontinuierliche Dokumentation werden die in Meetings festgelegten Ziele, Beschlüsse und Handlungsaufforderungen nachlesbar festgehalten.

Je nach Gremium haben diese Niederschriften Weisungscharakter und oft sind es offizielle Dokumente, die in juristischen Angelegenheiten Geltung finden können. Achten Sie daher bei der Erstellung auf Genauigkeit. Einerseits können die penibel dokumentierten Aussagen den Entscheider*innen helfen, andererseits können dort nicht ausgesprochene oder allgemein fehlerhafte Informationen zu Nachteilen für Beteiligte führen. Keine Sorge: Die Protokollführer*innen sind hier der Stift, der alles festhält. Sie können nicht orakeln, ob und wie das Schriftstück Auswirkungen im juristischen Sinne haben kann. Allerdings ist Gewissenhaftigkeit bei dieser Aufgabe unumgänglich.

Die Besprechungsteilnehmer*innen tragen Verantwortung und treffen Entscheidungen. Dazu benötigen diese die beste Informationsbasis, die möglich ist. Assistent*innen und hilfreiche Geister erfassen die entscheidenden Worte, Aussagen oder Beschlüsse, die als Grundlage für den Vorstand und andere Führungskräfte dienen. Das klingt nach viel Verantwortung für die Menschen, die das Protokoll verfassen. Und das ist auch korrekt. Um sich diese Verantwortung zu erleichtern und die Arbeitsprozesse in Ihrem Sinne zu vereinfachen, können Sie Apollo.ai jederzeit in Ihren beruflichen Alltag integrieren.

Tipps – vereinfachen Sie Ihren Protokoll-Prozess

Hinter einer guten Entscheidung steckt oft ein Meeting, in dem alles vorbereitet bzw. entschieden wurde. Und diese Treffen funktionieren lediglich, wenn jemand ein top Protokoll verfasst. Hier unsere Tipps dazu:

Tipp Nr. 1: Wissen um den Meeting-Ablauf und die Tagesordnung

Vorbereitung ist die halbe Miete. Besprechen Sie sich mit der Leitung der Sitzung die Tagesordnung und hinterlegen Sie diese digital an einem vereinbarten Ort. In unserer Software steht allen Meeting-Teilnehmer*innen die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlegen, zur Verfügung.

Tipp Nr. 2: Entspannter und reibungsloser Ablauf dank Software

Einfachheit und Konsistenz in der Abwicklung eines Meetings bedeutet letztlich, für alle Anwendungen eine zentrale Plattform zu verwenden. Da liegt die Entscheidung nahe, die vorgefertigte Protokollfunktion für die Echtzeitprotokollierung zu verwenden.

Tipp Nr. 3: Aufmerksam zuhören statt hektisch schreiben

Für ein ausgezeichnetes Sitzungsprotokoll gilt es, aktiv und richtig zuzuhören. Nutzen Sie Ihre Erfahrung und eine vordefinierte Textstruktur. So sind Sie in der Lage, wichtige Informationen von leeren Worthülsen zu unterscheiden.

Tipp Nr. 4: Sie protokollieren, aber diskutieren nicht

Objektivität ist eine wichtige Eigenschaft für Protokollant*innen. Ob die Debatte, die Anwesenheitserfassung oder andere Punkte halten Sie unparteiisch fest. Wenn Sie objektiv bleiben, ist es auch das Protokoll. Halten Sie speziell persönliche Bemerkungen aus Protokollen heraus.

Tipp Nr. 5: KISS – Keep it short & simple

Verwenden Sie im Protokoll keine verschachtelten Sätze oder eine schwer verständliche Sprache. Halten Sie es einfach, klar und direkt. Mit dieser simplen Sprache machen Sie es auch anderen einfacher, dem Inhalt des Meetings Tage, Wochen, Monate oder gar Jahre später gut zu folgen.

Tipp Nr. 6: So kurz wie möglich, so detailliert wie nötig

Protokolle sollen gelesen werden. Daher ist es immer sinnvoll, schnell auf den Punkt zu kommen und der Leserschaft schnell zu zeigen, worum es geht. Wenn Sie Details in ein Protokoll einarbeiten, achten Sie darauf, dass diese für die Sache Relevanz besitzen. Notizen machen eine erregte Diskussion greifbar, Ihre kurzen Ausführungen aber erst nachvollziehbar.

Tipp Nr. 7: Wer ist da, wer nicht?

Die Anwesenheitsliste wird im Protokoll festgehalten. Das ist Ihre Aufgabe. „Ach, was macht das schon, wenn die Abwesenheit von Vorstand X nicht niedergeschrieben wird.“ Eine ganz Menge. Vielfach werden in Board-Meetings Abstimmungen herbeigeführt. Wer dafür oder dagegen abgestimmt hat und wer durch Abwesenheit geglänzt hat, ist speziell in anschließenden Rechtsauseinandersetzungen von Tragweite.

Tipp Nr. 8: Fertigen Sie das Protokoll zeitnahe an

Ja, ein exzellentes Protokoll zu verfassen kann schon mal eine Weile dauern. Aber es aufzuschieben, ergibt keinen Sinn. Der Grund ist einfach: Sie verfügen zwar über gute Aufzeichnungen, aber viele wichtige Details liegen in Ihrem Kurzzeitgedächtnis. Dieses zapfen Sie nicht zeitlich unbegrenzt an. Effektive Board- und Meeting-Management-Software ist hier Ihre Trumpfkarte. Mit verschiedenen Funktionen schreiben Sie das Protokoll während der Sitzung in Reinform. Anschließend arbeiten Sie noch etwas nach und fertig ist das Protokoll. Binnen kurzer Zeit ist es den anderen Teilnehmer*innen zugänglich. So fördern Sie Ihren Ruf als zuverlässige Arbeitskraft.

Tipp Nr. 9: Sharing is caring

Nach der Freigabeschleife kann es auch schon an die Teilnehmer*innen verschickt werden. Wahlweise können einzelne Protokollauszüge über die Software an weitere Personen übermittelt werden. So haben Sie umgehend das Protokoll in allen zuständigen Händen und zugleich eine Erinnerung daran, es auch zu lesen.

Über Apollo.ai können Protokollant*innen im Vorfeld einfach bestimmt werden und während des Meetings live im System mitprotokollieren. Entscheidungen und beschlossene Maßnahmen werden in der Software separat mit allen Details erfasst. Vor dem Versand des Protokolls an die Teilnehmer*innen lässt sich über unser Framework einfach Feedback auf digitalem Weg einholen. Das freigegebene Dokument steht im Anschluss optional als Word- und PDF-Dokument zur Verfügung.